Quando si lavora con clienti stranieri, capita molto spesso di doversi confrontare con loro per iscritto. Lettere commerciali, fatture, richieste di preventivo, email sono tutte comunicazioni piuttosto comuni nelle attività lavorative di oggi e quindi è importante sapersi destreggiare anche con i clienti non italiani.
Esattamente come accade con l’italiano, anche l’inglese ha il suo lato commerciale, presentando tutta una serie di forme di cortesia, formule di apertura e chiusura dei documenti, che nel tempo si sono consolidate e diffuse.
Vediamo assieme alcuni consigli del nostro Staff:
FORMULE DI APERTURA
Che sia una lettera oppure una email, si incomincia sempre con un saluto iniziale:
- Se si sta scrivendo una lettera informale ad una persona che si conosce, è possibile iniziare con:
- Dear Max, (corrisponde a “Caro Max”)
- Dear Claire, (corrisponde a “Cara Claire”)
- Hi Max, (corrisponde a “Ciao Max”)
- Hi Claire, (corrisponde a “Ciao Claire”)
- Se si sta scrivendo una lettera formale a qualcuno che si conosce, è possibile iniziare con:
- Dear Mr Cooper (corrisponde a “Caro Signor Cooper”)
- Dear Ms Sarandon (corrisponde a “Cara Signora Sarandon”. Il titolo “Ms” si usa indistintamente con donne sposate e non sposate)
- Se si sta scrivendo una lettera formale a qualcuno che non si conosce, è possibile iniziare con:
- Dear Sir, (corrisponde a “Egregio Signor”)
- Dear Madam (corrisponde a “Gentile Signora”. Il titolo “Madam” si usa quando ci si rivolge ad una donna)
- To whom it may concern (corrisponde a “A chi di competenza”)
- Se si sta scrivendo una lettera formale ad una società, è possibile iniziare con:
- Messrs. Alpha Trade (corrisponde a “Spettabile…”)
La comunicazione generalmente continua con una formula di apertura per introdurre l’argomento. Ecco alcuni esempi:
- In reply to your letter (corrisponde a “In risposta alla vostra lettera”)
- I am writing to enquire about (corrisponde a “Scrivo per chiedere informazioni su”)
- I am writing in reply to your letter… (corrisponde a “Scrivo in risposta alla vostra lettera…)
- I am writing in reference to (corrisponde a “Scrivo in riferimento a”)
- Further to our conversation, I’m pleased to confirm… (corrisponde a “Dopo la nostra conversazione, sono felice di confermare…”)
- Please let us know (corrisponde a “Per cortesia fateci sapere”)
- Following up to (corrisponde a “Facendo riferimento a”)
- We understand from (corrisponde a “Ci risulta da”)
- As to your inquiry (corrisponde a “Quanto alla vostra richiesta di informazioni”)
- We regret to inform you (corrisponde a “Ci spiace informarvi che”)
FORMULE DI CHIUSURA
Dopo aver scritto il corpo principale della comunicazione è importante chiudere la conversazione con una formula di cortesia corretta. Ecco alcuni esempi pratici:
- Thanking you in advance (corrisponde a “Ringraziamo anticipatamente”)
- Thank you for your cooperation (corrisponde a “Grazie per la collaborazione”)
- Thank you for your support (corrisponde a “Grazie per l’assistenza”)
- If you have any questions, don’t hesitate to let me know (corrisponde a “Per qualsiasi domanda non esiti a contattarmi”)
- I look forward to hearing from you (corrisponde a “Confido di risentirla presto”)
- Yours faithfully (corrisponde a “Cordialmente”, generalmente utilizzato come chiusura formale quando non si conosce il destinatario)
- Yours sincerely (corrisponde a “Distinti saluti”, generalmente utilizzato come chiusura formale quando si conosce il destinatario)
- Best wishes (corrisponde a ” Con i migliori auguri”. A volte abbreviato in BW, esempio nelle email)
- Kind regards (Corrisponde a “Cordiali saluti”. A volte abbreviato in KR, o in “Regards”, ad esempio nelle email)
- Love oppure All the best (corrisponde a “Con affetto”. Chiusura informale tra persone che si conoscono anche solo professionalmente)
FORME UTILI PRONTE ALL’USO
Di seguito riportiamo alcune formule “classiche” che si possono trovare all’interno di documenti commerciali (ma non solo).
Per presentare, annunciare oppure informare uno specifico argomento, è possibile utilizzare:
- We are pleased to inform you (corrisponde a “Siamo lieti di informarla”)
- I Wish to confirm (corrisponde a “Vorremmo confermare”)
- We would be happy to… (corrisponde a “Saremmo felici di…”)
- You will be interested to know that (corrisponde a “Le interessa sapere che”)
Se è necessario introdurre una richiesta, è possibile utilizzare:
- Could you please… ? (corrisponde a “Potrebbe gentilmente… ?)
- It would be helpful to us if (corrisponde a “Ci sarebbe d’aiuto se…”)
- I should / would be grateful if you (corrisponde a “Le sarei grato se…”)
- Would it be possible for you to…? (corrisponde a “Le sarebbe possibile…?”)
Per confermare una proposta oppure fare riferimento ad una comunicazione precedente è possibile utilizzare:
- This is to confirm (corrisponde a “La presente per confermare”)
- We have received (corrisponde a “Abbiamo ricevuto”)
- We acknowledge receipt of (corrisponde a “Confermiamo di aver ricevuto”)
- Following our telephone conversation (corrisponde a “Come da accordi telefonici”)
- As mentioned in my letter of… (corrisponde a “Come menzionato nella mia lettera del…”)
- With reference to your letter of… (corrisponde a “In riferimento alla sua lettera del…”)
Quando si deve fare riferimento agli allegati della comunicazione (lettera oppure email) è possibile utilizzare:
- Please find enclosed (corrisponde a “Potete trovare in In allegato”)
- We enclose (corrisponde a “Abbiamo allegato”)
- Enclose invoice and state date way of payment thanking in advance (corrisponde a “Fattura allegata in attesa di data e la modalità del pagamento, ringraziando in anticipo”)
Quando la comunicazione deve rifiutare un’offerta precedente, è possibile utilizzare:
- Unfortunately we cannot unable to… (corrisponde a “Sfortunatamente non siamo in gradi di…”)
- We regret to have to inform you that (corrisponde a “Siamo spiacenti di informarla che”)
- We are not in a position to accept (corrisponde a “Non siamo in grado di accettare”)
Se la comunicazione deve informare o sollecitare una risposta o una conferma, è possibile utilizzare:
- Looking forward to hearing from you (corrisponde a “In attesa di avere vostre notizie”)
- Awaiting your kind reply (corrisponde a “In attesa della vostra gentile risposta”
- Please let us know as soon as possible (corrisponde a “La preghiamo di rispondere nel più breve tempo possibile”)
- Please send your reply to (corrisponde a “Si prega di rispondere a”)
- Would you please confirm? (corrisponde a “Vorrebbe cortesemente confermare?”)